Название компании в кейсе изменено. Все события, задачи, цифры и результаты реальны.

Назовем компанию «Вектор Трейд».

Это оптовая компания, которая занимается импортом и дистрибуцией товара в России. У бизнеса уже была 1С, с ней работал бухгалтер, часть процессов была автоматизирована, компания сотрудничала с интегратором.

То есть это не история про бизнес, где учет велся на коленке и все нужно было создавать с нуля.

Система была. Данные были. Но собственники все равно не получали из них нормальную финансовую картину.

Нельзя было уверенно ответить, сколько компания зарабатывает, какая реальная себестоимость товара, сколько денег должны контрагенты, какие обязательства есть у бизнеса и что вообще происходит с финансами.

К проекту со стороны Финведа подключилась финансовый директор Александра Братухина.

Довольно быстро стало понятно: просто собрать несколько отчетов здесь не получится. Сначала нужно разобраться, почему цифрам в принципе нельзя доверять. По сути, задача была шире обычной настройки 1С: нужно было выстроить и автоматизировать управленческий учет в 1С так, чтобы система давала собственникам корректные цифры для решений.

Главная проблема оказалась в себестоимости

Для торговой компании себестоимость кажется простой вещью.

Купили товар за одну сумму, продали за другую, разница и есть заработок.

Но при импорте все сложнее.

Кроме стоимости самого товара компания платит таможенные пошлины, акцизы, сборы, хранение, страхование и другие дополнительные расходы. И разные расходы нужно по-разному распределять между товарами. Что-то зависит от стоимости товара. Что-то от его веса. Акциз, например, зависит от количества граммов продукции.

Из-за этого стандартный процесс, которым пользовалась компания в 1С, не позволял получить нормальную себестоимость каждой единицы товара.

А если неправильная себестоимость, дальше начинает рассыпаться практически все. Можно неправильно считать маржу, ошибаться при установке цен, давать слишком большую скидку дистрибутору и даже не понимать, что часть товаров продается почти без прибыли.

За доработку 1С попросили 150 тысяч рублей. Мы пошли другим путем

Компания обсуждала проблему с интегратором. Решение было стандартным: доработать 1С под нужную механику. Стоимость доработки оценили примерно в 150 тысяч рублей.

Александра посмотрела на задачу иначе.

Оказалось, что для получения правильного результата не обязательно переписывать программу. Можно изменить сам принцип оформления и разнесения первичных документов внутри уже существующей системы.

Так и сделали.

Перестроили процесс таким образом, чтобы дополнительные расходы можно было распределять между товарами по нужным параметрам: весу, объему, стоимости. То есть вместо того, чтобы сначала менять программу под текущий процесс, мы сначала разобрались, как должен работать сам учет. И только потом настроили систему под эту логику.

В результате проблему с себестоимостью решили без отдельной доработки за 150 тысяч рублей.

Это важный принцип нашей работы: мы не приходим в компанию с задачей «настроить 1С». Сначала нужно понять экономику бизнеса, а уже потом решать, как правильно отразить ее в системе.

При этом не стали строить отдельный «управленческий мир»

Есть еще одна распространенная проблема.

У бухгалтера своя база и свои цифры. У финансового директора отдельные таблицы. У собственника третий отчет. В результате одна и та же операция может заноситься несколько раз, цифры начинают расходиться, а сотрудники спорят, какой отчет правильный.

Здесь Александра пошла другим путем.

Основная первичная информация формируется в рабочей базе и дальше передается в бухгалтерию через обмен. Александра отдельно согласовала с бухгалтером правила работы: какие документы использовать, как их оформлять, что должно попадать в бухгалтерскую базу, а что должно оставаться только в управленческом контуре.

За счет этого не приходится вести две параллельные системы и делать одну и ту же работу дважды.